Qu'est-ce qu'un parapheur ?

Le Parapheur physique aurait pu être sacrifié sur l’autel de la numérisation mais il reste encore bien présent dans les dizaines de milliers de collectivités françaises. Simple et efficace, il joue un rôle essentiel pour les milliers de fonctionnaires territoriaux qu’ils l’utilisent quotidiennement.

Quelle est la définition d’un parapheur ?

Un parapheur physique est un classeur, généralement en format A4, utilisé pour organiser et gérer des documents de manière systématique. Contrairement aux solutions numériques, le parapheur physique repose sur la manipulation de documents papier. Il est composé de plusieurs compartiments, parfois munis d'onglets, permettant de trier, classer, et archiver les documents de manière ordonnée.

Les collectivités collent, scotchent, agraphent fréquemment sur la première page de cet outil une feuille qui permet d’inscrire diverses informations sur le circuit du document : validations hiérarchiques, date de signature, précisions particulières.

Il existe des parapheurs plus ou moins complexes permettant un classement plus ou moins approfondi.

A quoi ressemble un parapheur en collectivité ?

Le parapheur classique de nos belles communes est divisé en sections ou compartiments, chacune destinée à recevoir un document ou une série de documents : lettres, factures, bons de commande …

Avec sa couverture noire et son intérieur rose, le Parapheur offre généralement une vingtaine de compartiments. Des dizaines de Parapheurs circulent dans les collectivités.

L'une des fonctions essentielles du parapheur physique en collectivité est de permettre la signature manuelle des documents auprès des élus et des directeurs. Les personnes autorisées peuvent apposer leur paraphe ou leur signature sur les pages concernées. La feuille est ainsi protégée dans le porte documents cartonné et peut revenir à son émetteur initial.

La durée de vie d’un Parapheur est inconnue ! Elle semble dépendre de la délicate manipulation de ses porteurs. Dans les plus grosses collectivités, un agent, dit “vaguemestre”, est chargé (à temps-plein) de déplacer d’un bureau à l’autre ces piles de documents plus ou moins lourds.

La durée de transmission d’un document via un parapheur est aussi inconnue tant cet objet peut être soumis aux aléas d’une administration parfois complexe : absence d’un agent, week-end prolongé, erreur initiale d’aiguillage.

Il n’est pas rare que des fonctionnaires perdent un temps important à chercher un parapheur égaré au sein de la mairie ou de l’établissement de coopération intercommunal (EPCI).

Mais pourquoi le parapheur n’est pas encore digitalisé ?

On peut légitimement se demander pourquoi ces parapheurs circulent dans un monde où les logiciels en ligne foisonnent et où les agents territoriaux sont massivement équipés d’ordinateurs ?

Outre le poids de la tradition, l’incroyable résilience du Parapheur tient surtout à sa simplicité d’usage.

• Il ne demande pas de connaissances techniques particulières.

Les agents territoriaux ne sont pas toujours à l’aise avec les processus dématérialisés.

• Il peut répondre à tout type de circuit interne

La simple inscription manuscrite en première page permet d’initier n’importe quel circuit de validation au Parapheur : “Directeur de cabinet, puis DGA, puis DGS”. En ce sens, il offre encore une certaine souplesse.

• Il offre une certaine confidentialité

Confidentialité relative certes mais chaque agent reste soumis au secret professionnel. De plus, les documents physiques sont généralement considérés comme plus sécurisés que leurs équivalents numériques, car ils sont moins vulnérables aux cyberattaques.

• Il garantit une signature authentique

Il existe différents types de signature électronique mais rares sont celles suffisamment certifiées pour remplacer la signature manuscrite. Les parapheurs physiques fournissent donc une preuve tangible de la signature et de l'approbation des documents, ce qui peut être important dans certains contextes légaux.

• Il offre une disponibilité constante

Contrairement aux systèmes numériques, les parapheurs physiques ne sont pas sujets à des pannes techniques, ce qui garantit leur disponibilité constante.

Malgré l'essor des solutions numériques, le parapheur physique demeure donc un outil très utilisé par de nombreuses collectivités. Pour beaucoup, il offre simplicité et sécurité.

De très nombreux éditeurs de logiciel ont essayé de le remplacer, en proposant des solutions puissantes en fonctionnalités mais assez complexes et peu ergonomiques.

Il y a pourtant de très nombreux avantages à opter pour une solution digitale,

• économies d’impressions
• transmission immédiate au signataire
• redéploiement des vaguemestres à d’autres tâches
• recherche puissante par un système de mots-clefs

Conscients de la nécessité de rassurer l’agent public, nous avons conçu un logiciel ergonomique et totalement en ligne.

Les gains sont multiples : traçabilité, temps de réponse, signature dématérialisée, collaboration, etc…

Alors que le parapheur physique semble avoir de beaux jours devant lui, nos clients ont petit à petit délaissé le papier pour basculer l’ensemble de leur correspondance en ligne !

Nos équipes sont à votre disposition pour vous présenter en 30 minutes l’outil.