Et les courriers du sénateur ?

Les nouveaux sénateurs sont en place depuis quelques semaines et déjà les centaines de courriers affluent : félicitations, demandes d’intervention, problématiques communales, propositions de rendez-vous.

L'organisation du suivi du courrier sera essentielle pour s'assurer que les demandes et les correspondances avec les élus soient, pendant tout le mandat, gérées de manière efficace et professionnelle. Les élus communaux, eux-mêmes, attentifs à la réponse à leurs administrés seront sensibles à la performance de votre équipe parlementaire.

Nous vous donnons, dans cet article, quelques conseils pour bien organiser le suivi du courrier.

1) Centralisez votre courrier :

Créez un système centralisé pour recevoir et traiter le courrier, qu'il s'agisse de courriers postaux, d'e-mails, de messages sur les réseaux sociaux, ou d'appels téléphoniques. Un e-mail est désormais tout aussi important qu’un courrier papier voire plus urgent ! Ne pas faire de distinction entre les canaux, c’est éviter la perte d’une information essentielle. Il est difficile d’intégrer les outils comme whatsapp, signal, telegram mais une capture d’écran permet de garder à l’esprit la conversation qui se noiera dans le flux des autres échanges qui suivront.

2) Faire du courrier le problème de tous :

Les députés confient généralement le suivi du courrier à un collaborateur en circonscription. Le second collaborateur étant plutôt affecté à la préparation du travail législatif. Les sénateurs sont interpellés par des élus avec des questions souvent très techniques qui sont le fondement de leurs amendements ou de leurs interventions.

Dans votre équipe sénatoriale, le courrier et le suivi des dossiers constituent donc la colonne vertébrale de votre travail. Ce sera donc le problème de tous ! Partagez la charge mentale de la correspondance tout en identifiant des responsables thématiques : invitations, interventions ... Ce conseil pourrait sembler contraire aux règles de bonne organisation mais il offre la certitude que chacun se sente responsable de la correspondance du parlementaire.

3) Appuyez-vous sur un excel partagé ou sur un logiciel de suivi

Utilisez un logiciel de suivi du courrier ou un système de gestion des relations avec les citoyens (CRM) pour saisir, classer et suivre les détails de chaque courrier. Un tel outil peut faciliter la recherche et le suivi. Les prix varient en fonction des fonctionnalités mais vous pouvez vous équiper d’un logiciel efficace pour moins de 1500 € TTC l’année.

Dans un premier temps, un fichier excel partagé en ligne sera suffisant. Il évitera à vos collaborateurs d’inutiles e-mails et appels. Ce genre de solution présentera cependant rapidement ses limites et l'afflux de courriers demandera une solution plus structuré tel qu'un outil CRM.

Le cas particulier des invitations : Les invitations pour le sénateur vont très naturellement s'empiler sur le bureau de la permanence, au Sénat parfois. Ce dernier répondra probablement à son équipe à l'oral lors d'une réunion, directement sur le lieu d'une représentation ou encore par message sur telegram. Pour rassembler et fluidifier les réponses apportées à ces invitations, il sera très utile d'utiliser un excel. Le sénateur aura malheureusement peu de temps pour alimenter le fichier, c'est pourquoi un CRM pleinement collaboratif vous permettra de voir en un coup d'œil, les invitations répondues de celles qui nécessitent encore réponse. Le grand avantage d’une solution spécifique réside également dans la possibilité de visualiser l'antériorité des échanges avec telle ou telle institution ou organisme, et vous permettra de répondre positivement lors de secondes invitations.

Nous vous conseillons aussi d’organiser chaque semaine une réunion spécifique sur la correspondance du sénateur. 30 minutes permettent ainsi de vérifier que toutes les demandes sont suivies.

4) Priorisez !

Établissez une méthode de priorisation pour identifier les courriers nécessitant une réponse immédiate, ceux qui nécessitent une action future, et ceux qui sont informatifs mais ne nécessitent pas de réponse.

Pour faciliter le tri, préférez l'utilisation de termes comme “priorité 1”, “priorité 2”. L’utilisation d’un code couleur dans excel présente rapidement ses limites.

Voici les processus que nous recommandons à nos clients parlementaires

• Etape 1 : arrivée
• Etape 2 : prise en charge
• Etape 3 : avis du sénateur
• Etape 4 : validé, pour envoi

5) Fixez des délais de réponse à 15 jours et évaluez-les :

Nous accompagnons plus de 30 équipes parlementaires et nous constatons qu’il est délicat de répondre à l’ensemble de ses courriers en moins de 10 jours. Un délai de 15 jours semble réaliste et permettra à chaque collaborateur de se responsabiliser. Si vous ne pensez pas tenir ce délai, envisagez l’envoi d’un premier accusé de réception afin d’éviter d'innombrables relances de votre interlocuteur.

Si ces conseils vous permettront d’améliorer rapidement le suivi de votre courrier, nous connaissons aussi les limites d’un traitement manuel : la saisie, l’alimentation du tableau partagé sont autant de tâches supplémentaires dans le quotidien chargé d’un collaborateur parlementaire.

Le Parapheur a été conçu pour suivre les demandes d’administrés, partenaires. C’est un outil complet, 100% conçu en France, facilement à prendre en main. Il vous permettra de centraliser vos demandes, mettre en forme vos réponses, les signer puis les envoyer à tous ceux qui vous sollicitent.