Logiciel de Gestion Électronique des Documents : ça sert à quoi ?

Le logiciel de Gestion Électronique des Documents se présente comme un outil efficace, véritablement adapté aux besoins spécifiques du service public. Les agents des mairies et des collectivités gèrent un grand nombre de documents chaque jour. Les dossiers et pièces administratives à trier, traiter et archiver rythment le quotidien de fonctionnaires en quête de la meilleure qualité de service pour les citoyens.

La digitalisation des procédures devient un enjeu majeur pour simplifier le traitement des demandes et la coordination des réponses, en préservant la satisfaction des administrés. Les communes françaises et les fonctionnaires qui y travaillent seraient-ils les laissés pour compte de la vague du numérique ? Le logiciel GED répond avec pertinence à cette problématique.

Que signifie la GED ? Quel est l’intérêt d’utiliser un système de Gestion Électronique des Documents ? Quels sont les bénéfices de cette solution ? Comment la développer au sein de vos services ?

Cet article vous explique tout sur les solutions de Gestion Électronique des Documents afin que vous puissiez adopter un logiciel GED au sein de votre collectivité.

Qu’est-ce qu’un logiciel de Gestion Électronique des Documents ?

Un logiciel de Gestion Électronique des Documents est un système informatisé qui gère différents flux de documents au sein d’un même outil. Cette solution centralise tous les documents pour :

• Maîtriser leur circulation ;
• Harmoniser leur traitement ;
• Optimiser leur accès ;
• Faciliter leur partage ;
• Sécuriser leur stockage ;
• Simplifier leur archivage.

La GED s’applique à tous types de supports. Votre logiciel adopte une approche multicanale. Il prend en charge les formats papiers et électroniques. En incluant des fonctions de numérisation, l’outil de Gestion Électronique des Documents est une solution de dématérialisation.

Comment utiliser une solution de Gestion Électronique des Documents ?

Un logiciel GED rassemble toutes les phases du processus de gestion électronique des documents.

Étape 1 : l’acquisition des documents dans la GED

L’étape d’acquisition concerne la dématérialisation des documents. On parle de dématérialisation native lorsqu’il s’agit de formats électroniques rapatriés au sein de l’application de Gestion Électronique des Documents.

Il s’agit de dématérialisation duplicative quand on numérise un support papier afin d’alimenter la GED.

Étape 2 : Classement des documents dans le logiciel GED

Le document numérique qui arrive dans le logiciel suit un processus de classement et référencement. Plusieurs critères sont enregistrés tels que la date de création du fichier, la personne qui l’a sauvegardé et le nom du dossier.

Pour aller plus loin, la solution de Gestion Électronique des Documents procède à une indexation. Grâce à ce système, il est facile de retrouver un élément à partir de requêtes simples ou avancées.

Étape 3 : Stockage des documents dans la solution GED

L’archivage des documents soulève différentes questions. Il est nécessaire de déterminer une durée de conservation selon le type de document. Le support de stockage doit correspondre au volume des données, à l’importance des contenus et à la fréquence de consultation.

Pour faciliter la recherche de document, l’outil GED propose une méthode de hiérarchisation en fonction du type de document, de contenu et de format.

Étape 4 : Diffusion des documents grâce au logiciel GED

Plusieurs méthodes de transmission sont possibles pour diffuser et restituer les documents aux collaborateurs concernés. La mise à disposition des fichiers s’effectue selon les droits des utilisateurs.

La distribution et l’envoi à des destinataires précisément désignés peuvent être réalisés grâce à la plateforme de Gestion Électronique des Documents.

Pourquoi équiper une collectivité d’un logiciel GED ?

Le flux des demandes entrantes et le nombre de documents à gérer représentent un enjeu majeur au sein des mairies et administrations.

L’utilisation d’un logiciel de Gestion Électronique des Documents est particulièrement adaptée si vous vous situez dans l’un de ces cas de figure :

• Il arrive que certains documents en format papier se perdent au sein des différents services ;
• Les méthodes de classement des documents sont chronophages et empêchent les agents de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ;
• Il est souvent nécessaire de rechercher des documents en se rendant aux archives, ce qui représente une perte de temps au quotidien ;
• La diffusion de documents au sein des services manque de clarté et de cohérence ;
• La communication interne et les échanges autour d’un document méritent plus de fluidité et de réactivité ;
• Vous avez souvent besoin de réimprimer ou de copier des documents ;
• La conservation des documents sur la durée gagnerait à être plus sécurisée ;
• Certains agents sont en télétravail.

Quels sont les avantages d’un outil de Gestion Électronique des Documents ?

Une solution GED offre de multiples atouts à votre collectivité :

• Centralisation des documents grâce à la dématérialisation ;
• Accès aux différentes pièces administratives facilité ;
• Partage simplifié des ressources entre les services ;
• Recherche documentaire rapide et efficace ;
• Diffusion pertinente des documents ;
• Meilleure organisation des procédures ;
• Gain de productivité pour les agents ;
• Classement des documents facilité ;
• Sécurisation des éléments enregistrés ;
• Meilleure réactivité des élus, souvent en déplacement ;
• Collaboration renforcée entre les services ;
• Implication simplifiée pour les fonctionnaires en télétravail ;
• Réduction des coûts d’impression et d’archivage ;
• Gain de temps quotidien pour tous.

Comment choisir le meilleur logiciel de Gestion Électronique des Documents ?

Pour sélectionner le meilleur outil de Gestion Électronique des Documents, il convient d’abord de définir vos besoins et vos contraintes :

• Quelle est la taille de votre collectivité ?
• Combien de services rassemble votre collectivité ?
• Quel est le nombre de fonctionnaires au sein de votre organisation ?
• Quel est le volume de documents à traiter chaque semaine ?
• Quelles sont les principales problématiques rencontrées dans la gestion des flux documentaires ?

Les équipes du Parapheur vous accompagnent pour une analyse précise de vos attentes et une étude personnalisée de la meilleure solution GED à adopter.

Quels sont les critères d’un système de Gestion Électronique des Documents efficace ?

Pour garantir la réussite du déploiement du logiciel de Gestion Électronique des Documents au sein de votre collectivité, il est important de vérifier les points suivants :

Simplicité d’utilisation du logiciel GED

L’interface de la solution GED doit être intuitive et ergonomique afin que chacun se l’approprie sans difficultés. L’idéal est d’opter pour un prestataire qui assure des sessions de formation pour accompagner vos agents dans la digitalisation de leurs méthodes de travail.

Le Parapheur forme 30 fonctionnaires par jour et propose des exercices en lien avec des vrais courriers.

Facilité d’installation de la solution de Gestion Électronique des Documents

La mise en place de l’outil GED dans la collectivité doit être prise en charge par votre prestataire.

Le Parapheur propose une solution GED 100% Web, qui ne nécessite pas l’installation coûteuse et délicate d’un logiciel. L’ensemble des scanners et équipements sont paramétrés par nos soins pour faciliter le déploiement de la solution au sein des services.

Réactivité du support client

Le logiciel GED rythme les activités de chaque agent au quotidien. En cas de problème, il est important de pouvoir compter sur un service client réactif.

Le Parapheur est disponible 5 jours sur 7, par téléphone et par e-mail pour vous soutenir.

Vous l’aurez compris, un logiciel de Gestion Électronique des Documents sert à garantir un traitement efficace des flux de documents au sein de la collectivité . La dématérialisation offre une meilleure accessibilité, une sécurité accrue et un gain de productivité.