Le parapheur électronique vs le parapheur papier !

Courriers, bordereaux comptables, contrats, factures ou encore bons de commande, de nombreux documents doivent suivre un processus de validation et de signature au sein du service public. Habituées au parapheur papier, de plus en plus de collectivités se tournent vers le parapheur numérique. Le constat est clair : l’essayer, c’est l’adopter !

Quel est le fonctionnement d’un parapheur électronique par rapport au parapheur traditionnel ? Quels sont les avantages du parapheur électronique pour votre mairie ? Comment déployer l’usage d’un parapheur numérique au sein de vos services ?

Pour commencer, remontons dans le temps : le parapheur papier, c’était avant ! Ensuite, plongeons au cœur d’un service qui utilise le parapheur électronique au quotidien. Puis, étudions les bénéfices du e-parapheur pour votre collectivité. Enfin, réfléchissons à la meilleure manière de moderniser vos procédures de validation et de signature des documents. Prêts ? C’est parti !

Hier, il y avait le parapheur papier …

Parfois, il ne faut pas moins de 21 étapes et autant d’allers-retours entre différents intervenants pour valider et signer un document avec un parapheur papier.

1. Mise en parapheur des documents par un agent
2. Contrôle du parapheur par le chef de service
3. Retour du parapheur pour dépôt
4. Soumission du parapheur
5. Nouvelle procédure de contrôle
6. Modifications à apporter
7. Dépôt du parapheur pour retour au service concerné
8. Récupération du parapheur pour réaliser les modifications souhaitées
9. Nouveau contrôle du parapheur par le chef de service
10. 2ème soumission du parapheur
11. 3ème procédure de contrôle
12. Validation et visa de niveau 1
13. Transmission du parapheur au niveau 2
14. Modifications à apporter
15. Retour du parapheur pour effectuer les changements demandés
16. 3ème soumission du parapheur
17. 4ème procédure de contrôle
18. Nouveau visa de niveau 1
19. Validation et signature de niveau 2
20. Envoi des documents signés
21. Classement et archivage

Avez-vous connu une telle situation au sein de votre collectivité avec un parapheur traditionnel ? Nous n’en doutons pas !

A chaque modification demandée, les pages à signer doivent être de nouveau imprimées. Le circuit de validation des documents repart de plus belle, pour un ralentissement des procédures qui engorge les services et les élus, au détriment des citoyens.

Avec plusieurs parapheurs à gérer quotidiennement, il est temps d’adopter un fonctionnement plus performant !

Maintenant, il y a le parapheur électronique

Place à la simplification des procédures et à la réduction des délais (et du papier, par la même occasion) ! Le parapheur électronique favorise la transformation numérique du service public. Il permet de réaliser la validation et la signature des documents grâce à un outil collaboratif.

Le parapheur numérique permet de collaborer efficacement

La chaîne de validation est dématérialisée au sein d’un circuit sécurisé. La signature manuscrite est remplacée par une signature numérique, qui revêt la même valeur juridique.

Tout en préservant la confidentialité, le parapheur électronique assure la traçabilité des échanges, pour éviter les allers-retours entre les services. Chaque intervenant participe au dossier selon le rôle qui lui est attribué.

Les collaborateurs suivent l’avancement en temps réel du circuit de validation. Ils sont informés lorsqu’ils doivent effectuer une action grâce au système de notification. Chacun sait ce qu’il a à faire, quand et comment. Une vraie avancée dans la synergie des équipes !

Le parapheur électronique est accessible partout et tout le temps

Les étapes de validation et de signature d’un document sont réduites et optimisées grâce au e-parapheur. Disponible à tout moment et sur n’importe quel support, le logiciel de parapheur numérique permet d’annoter, modifier, commenter, valider et signer un document.

Vous n’avez plus besoin de réimprimer les documents lors d’une demande de modification. Il n’est plus nécessaire d’attendre la présence d’un élu dans vos locaux pour clore la chaîne de validation d’un document. Ces fonctionnalités améliorent grandement le quotidien des agents, comme des responsables signataires.

Demain, les bénéfices du parapheur numérique vs le parapheur papier

Que peut réellement apporter le déploiement d’un parapheur électronique au sein de votre collectivité ? Voici quelques exemples concrets.

L’e-parapheur évite les pertes de documents

Grâce à la dématérialisation et l’archivage automatique des documents, il n’y a plus de risque de perte ! Vos pièces sont stockées, sauvegardées et sécurisées. Il est possible de consulter l’historique pour retrouver rapidement et facilement le traitement d’une demande.

Le parapheur électronique permet de gagner du temps

Tous les documents à valider et signer sont centralisés. Le signataire a accès à l’ensemble des dossiers en attente, à modifier, à envoyer ou à archiver. Une interface intuitive et ergonomique facilite la gestion des circuits de validation au sein de la collectivité.

Le parapheur numérique améliore la productivité

Grâce à son fonctionnement collaboratif et en temps réel, le parapheur électronique s’adapte aux contraintes de chacun. La communication entre les intervenants est facilitée. La diffusion des documents est plus fluide. Les délais de traitement sont raccourcis. Les tâches à réaliser sont centralisées pour un meilleur temps de réaction et une prise en charge plus efficace.

Alors, comment passer du parapheur papier au parapheur électronique ?

La transformation de vos processus de validation et de signature vers la méthode du parapheur numérique peut être effectuée en trois étapes.

Étape 1 : le diagnostic des besoins de votre collectivité

Le professionnel qui propose un parapheur électronique analyse la taille de votre commune, le flux des documents à valider et signer, le nombre d’agents, la composition des services et les niveaux de validation.

Cette étude vise à vous apporter une solution entièrement personnalisée. La mise en place de votre parapheur numérique respecte vos procédures habituelles grâce à un paramétrage des circuits de validation sur-mesure et adapté à votre fonctionnement.

Étape 2 : le choix des fonctionnalités du parapheur électronique

Pour sélectionner le meilleur parapheur numérique, il est important de vérifier certains facteurs clés. Par exemple, il est préférable de choisir un logiciel 100% Web. Ainsi, son utilisation ne nécessite pas d’installation lourde et coûteuse.

L’e-parapheur est accessible uniquement avec une connexion internet, depuis n’importe quel poste de travail. Son adaptabilité à différents supports est également un critère de choix. Un élu en déplacement doit pouvoir signer un document depuis un smartphone ou une tablette pour plus de praticité et de réactivité.

Vous pouvez également être sensible au stockage des données. Chez Le Parapheur, nous avons sélectionné un outil complètement français !

Étape 3 : le déploiement du logiciel électronique au sein des différents services

Nous ne pouvons que vous conseiller de choisir un prestataire qui dispense une formation à vos agents. Amorcer la conduite du changement passe par la pédagogie et l’accompagnement. Chez Le Parapheur, nous formons 30 agents par jour. Nous proposons jusqu’à 3 sessions quotidiennes d’1h30 avec des exercices pratiques sur des cas réels.

Au-delà du soutien apporté à vos collaborateurs, nous assurons la configuration de l’outil et le paramétrage des scanners.

Privilégier une solution clé en main qui prend en charge chaque étape de l’adoption du parapheur numérique au sein de votre collectivité, c’est garantir la réussite et le succès d’un mode de travail plus efficace.