✒️ Comprendre la signature électronique 🖋️

💻 Avec la généralisation du télétravail et la limitation de nos déplacements dûs à la crise sanitaire, de nombreux outils ont émergé pour nous permettre de poursuivre nos activités professionnelles.

⚡ La signature électronique, de plus en plus plébiscitée ces dernières années, a également été largement introduite dans le processus de dématérialisation de nombreux organismes. Les cas de jurisprudence étant encore assez rares, la réglementation autour de la signature électronique reste donc relativement interprétable.

👌 L’article ci-dessous vous donne ainsi quelques clés de compréhension. 👇

🔎 1- Qu’est-ce que la signature électronique? 👓

La signature électronique permet de signer des documents en quelques instants et sans contact physique. Ces documents peuvent être des factures, des contrats de travail ou conventions de stage, des devis, des documents comptables ou juridiques… En somme, tous types de documents dès lors qu’ils existent au format numérique peuvent être signés via une procédure de signature électronique. Toutefois, les documents en lien avec le droit de la famille sont exclus (convention de Pacs, les documents relatifs aux successions…).

Un procédé de signature électronique doit permettre : ⤵

🗝️ de garantir l’intégrité du document : assurer que le document n’a pas été modifié après sa signature

🤝 d’identifier le(s) signataire(s) dont le document émane

🆗 d’apporter la preuve de leur consentement

⚖️ 2- Le cadre juridique de la signature électronique 📚

💡 Pour l’ensemble des pays membres de l’Union Européenne, la signature électronique est encadrée par le règlement européen du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques, dit « eIDAS ». Ce règlement prévoit 3 niveaux de signatures électroniques:

• 🖊️ La signature électronique simple : c’est la plus utilisée, car elle permet un usage rapide et fluide et convient aux actes courants ou à faibles conséquences juridiques ou financières pour le signataire. Sa valeur juridique est limitée car elle ne garantit pas l'intégrité du document signé ni l’identité du signataire. Elle reste néanmoins très attractive du fait de sa simplicité d’utilisation et son prix très attractif (la signature électronique simple peut être gratuite selon l’outil que vous choisissez, là où une signature électronique avancée coûte en moyenne 2€ par document signé). Sa vocation est donc de simplifier des processus internes pour lesquels la signature est indispensable (autorisations, accusés de réception, commandes, contrats, courriers...)
• 🖋️ La signature électronique avancée : elle implique l’utilisation d’un certificat numérique associé au signataire et d’un système poussé de vérification de son identité. Ce mode de signature électronique permet également de prouver que le document n’a pas été modifié depuis sa signature. Son utilisation est préconisée pour la signature de documents juridiques ou des transactions financières comme des contrats ou factures.
• 🔏 La signature électronique qualifiée : assez contraignante et donc peu utilisée, sa procédure ne peut être entièrement réalisée à distance car elle nécessite qu'une autorité de certification approuvée par le gouvernement vérifie et valide en amont et en face à face l’identité du signataire. Elle est généralement utilisée pour des actes authentiques de notaires, d'avocats, d’huissiers de justice ou de greffes de tribunaux.

📌 En France, la signature électronique est également encadrée par les articles 1366 et 1367 du Code civil. Le droit français reconnaît ces trois niveaux de signature. La signature dite qualifiée est le niveau de signature le plus fiable.

D’après l'article 1366 du Code civil :

« L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

⚠️ La signature électronique a ainsi la même valeur qu’une signature manuscrite en France comme dans le reste de l’Union européenne. Toutefois, comme le précise le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique, si toutes les signatures électroniques ont une valeur juridique, la signature qualifiée est la seule à disposer d’une présomption de fiabilité. C’est d’ailleurs une signature électronique qualifiée qu’il faudra utiliser dans le cadre de la commande publique. Ainsi, en cas de litige ce sera à celui qui conteste la fiabilité de la signature d’apporter la preuve de la défaillance des dispositifs techniques.

👉 3- Comment choisir son outil de signature électronique? 👍

🖇️ Trouver le meilleur prestataire pour réaliser vos signatures électroniques nécessite de prendre plusieurs éléments en compte.

🖥️ L’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Informations (l’ANSSI) est chargée en France de contrôler les éditeurs de solution de signatures électroniques afin de valider leur conformité avec le règlement eIDAS. 🔐 Choisir un outil certifié par l’ANSSI assurera que celui-ci est bien conforme aux obligations légales relatives à la signature électronique.

✅ Veillez à ce que l’offre du partenaire que vous envisagez soit bien compatible avec les besoins de votre organisation, qu’elle soit publique ou privée : des solutions valables delà des frontières de l’Union Européenne et qui vous permettent d’utiliser les niveaux de sécurité adaptés à vos besoins, en termes de fiabilité et de sécurité (le prix de votre signature électronique sera fonction du niveau de fiabilité que vous choisirez).

✅ Veillez également à ce que l’outil que vous choisirez soit compatible avec les logiciels et applications que vous utilisez dans votre organisation de travail.

🌱 De nombreux prestataires proposent des solutions de signature électronique à des prix différents!

Yousign est une interface de programmation applicative (API) française, facile d’utilisation et certifiée par l’ANSSI. Cette entreprise propose différents forfaits avec ou sans abonnement pour un tarif à partir de 9€.

DocuSign est un outil de signature électronique américain parmi les plus populaires du marché. Facile à utiliser, l’API est également personnalisable et est utilisée par de nombreuses offices notariales car elle propose notamment une signature de niveau 3, certifiée par l’ANSSI. Cette API propose plusieurs offres avec un tarif de base à 9€.

Eversign propose des fonctionnalités semblables aux deux outils précédents et est compatible avec de nombreuses applications telles que Google Drive, Dropbox, EverNotes… Toutefois, cette API autrichienne ne propose pas d’interface en français. Elle permet cependant de signer jusqu’à 5 documents par mois gratuitement, propose une offre basique à partir de 10€ par mois permettant de signer un nombre illimité de documents.

Universign, une autre application française, permet de réaliser des signatures électroniques à la demande, sans engagement.

Enfin, le service Signer en Ligne, développé par le groupe La Poste, propose une solution simple d’utilisation, adaptée aux petites structures comme aux grands groupes, avec comme offre de départ un abonnement à 49€ par mois pour 3 utilisateurs.

🗂️ Les organisations doivent assurer la conservation des documents qu’elles émettent et signent, qu’ils soient au format papier ou numérique. Les documents électroniques doivent donc également être archivés afin de garantir leur intégrité ainsi que le fichier de preuve (c'est-à-dire les éléments tels que les certificats de signature, l’horodatage…). En option ou par défaut, la plupart des prestataires de signature électronique proposent dans leurs services l’archivage électronique des documents signés pour une durée moyenne de 10 ans. Pour les documents dont la durée de conservation doit être supérieure, il sera donc nécessaire de prévoir un système d’archivage supplémentaire. 📦

🖥️ Chez Le Parapheur, nous avons intégré la signature électronique simple à notre application car c’est la plus adaptée aux enjeux de gestion et de traitement du courrier. 🌱

💡 Pour plus de facilité et de fluidité dans le traitement de vos courriers, l’usage de la signature électronique est illimité afin de vous permettre de signer et envoyer vos courriers directement depuis l’application. 🚀

⚡ Le Parapheur vous permet également d’archiver vos courriers directement sur un espace dédié à l’archivage sur votre compte, sans limite de temps ni de stockage. 🔝

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