GED, GEC ou GRC : quelle solution choisir ? 🖥

Alors que les entreprises privées font preuve d’une réactivité inédite dans leurs réponses aux clients, le niveau d’attente des citoyens vis-à-vis des collectivités locales ne cesse de croître.

Face aux pressions des administrés, les collectivités n’ont d’autres choix que d’adapter leur organisation, en ayant recours à des solutions numériques.

Difficile cependant de se repérer dans la mer des acronymes utilisés pour désigner ces logiciels : quel est la différence entre un GRC, une GED ou un GEC ? Quel type de logiciel est le plus adapté pour ma collectivité ?

Nous donnons ici quelques conseils pour choisir le type de logiciel le plus approprié.

La solution GED : une première étape vers la numérisation d’une collectivité

Un logiciel GED, ou Gestion Électronique des Documents, permet d’organiser et de gérer des documents électroniques.

Il permet généralement de stocker un document, de le consulter, de le diffuser, d’échanger des informations puis de l’archiver.

Les avantages ? Avec la GED, plus besoin d’archives papier. En plus de protéger l’environnement, adopter un logiciel GED permet d’économiser sur les frais d’archivage. Et à l’heure du télétravail, une solution GED apparaît indispensable pour permettre à plusieurs agents de collaborer sur un dossier.

Les inconvénients ? La Gestion électronique des documents favorise la collaboration entre agents mais ne prend pas en charge toutes les étapes du traitement du courrier. La GED est donc nécessaire mais insuffisante pour améliorer la réactivité de votre collectivité.

La solution GEC : une option simple d’utilisation

La GEC est l’acronyme pour Gestion Électronique de Courriers. Comme son nom l’indique, il s’agit simplement d’un système d’organisation, de gestion puis d’archivage des courriers papiers au sein d’une organisation.

Les avantages ? Bien souvent, un logiciel GEC est simple d’utilisation et rassure les équipes, qui peuvent être parfois méfiantes face à la dématérialisation. Comme la GED, la GEC permet également un meilleur archivage que l’option papier.

Les inconvénients ? À l’ère du numérique, les courriers papiers sont loin de représenter la totalité des demandes des administrés... De plus, les élus reçoivent bien souvent des demandes d’administrés sur le terrain, sur les marchés par exemple, qui ne peuvent pas être intégrés à la GEC.

En somme, si la GEC résout les problèmes de centralisation des courriers et d’archivage, elle n’apparaît pas spécialement adaptée à la question des délais de réponse, puisque les logiciels GEC n’amènent pas à repenser le cycle de vie du courrier.

Les logiciels GRC : une solution plus complète mais plus complexe

La GRC, ou Gestion des Relations Citoyens, désigne le traitement des demande des citoyens, mais aussi des télé-procédures, des paiements en ligne, des inscriptions, des formulaires électroniques...

Adopter un logiciel GRC c’est donc construire un guichet unique numérique, qui intégrerait l’ensemble des relations entre administrés et administration.

Les avantages ? Le logiciel GRC renforce la clarté à la fois pour le citoyen, qui communique avec la collectivité via un média unique, et pour la direction, qui dispose d’une vision globale du traitement des demandes par ses services.

Le second avantage est financier : en automatisant les procédures, adopter une solution GRC permet d’effectuer des économies de moyen humain et ainsi de redéployer les agents vers leur coeur de métier.

Les inconvénients ? Si ce type de solution convient aux plus grandes collectivités, la complexité des logiciels GRC les rend souvent inutilisables pour les collectivités de moins de 30 000 habitants. La configuration et la maintenance de systèmes d’informations de ce type requiert en effet un service informatique conséquent, alors mêmes que les flux de demandes dans ce type de collectivités ne justifient pas l’adoption de solutions si complètes.

Et Le Parapheur dans tout ça ?

Plus complet qu’un GEC ou qu’un GED et plus simple d’utilisation qu’un GRC, Le Parapheur est un outil hybride.

Contrairement à un logiciel GEC, Le Parapheur est multicanal: il traite les demandes des administrés provenant de courriers, d’emails, d’appel téléphoniques voire de rencontres physiques. En plus de l’archivage offert par un GED, il propose par ailleurs des outils statistiques détaillés, afin de vous accompagner dans l’amélioration de vos performances.

Par ailleurs, parce que chaque demande doit être traitée avec le même soin peu importe sa provenance, nous avons fait le choix d’un processus unique pour tous les canaux et donc d’une interface intuitive et simple d’utilisation. Le logiciel est configuré rapidement et utilisable par les agents après une courte formation sur place dans votre collectivité.