⚡ Bien choisir son logiciel courrier ⚡

😫 Pas si simple de se retrouver dans la jungle des logiciels de gestion du courrier 🆘

À l’heure du tout numérique, on pourrait presque penser qu’un gestionnaire d’emails suffit (outlook, gmail). Bien que moins nombreux, les courriers papiers continuent d’arriver et les administrés attendent bel et bien une réponse !

👉 Nous vous donnons quelques conseils pour ne pas vous tromper avant de sélectionner un logiciel de traitement de vos courriers 🔎

🛠️ Les fonctionnalités 🛠️

On pourrait penser que le nombre de fonctionnalités conditionne l'efficacité d’un logiciel. Il semble cependant que les utilisateurs utilisent quotidiennement seulement 20% à 30% des services proposés par les éditeurs. Inutile donc de choisir par principe le logiciel qui vous présente le plus de fonctionnalités.

👉 Notre conseil 🌟 : Définissez 5 fonctions essentielles et concentrez-vous sur celles-ci, chez les éditeurs que vous consultez (quelques exemples : gérer aussi les e-mails, pouvoir mettre en forme la réponse, avoir un suivi du temps de traitement…)

💾 Le stockage de vos données 💾

Ne stockez plus ! De très nombreuses collectivités stockent encore leurs données de logiciels sur des serveurs physiques en mairie ou dans un bâtiment annexe. Même si cette pratique diminue, elle reste plébiscitée par certains qui y voient un gage de sécurité informatique et de maîtrise de la donnée. Pourtant les récentes attaques informatiques sur la mairie d’Angers et les hôpitaux de Dax et de Villefranche sur Saône prouvent que les installations locales sont très vulnérables face aux pirates informatiques.

👉 Notre conseil 🌟: Sélectionnez un logiciel qui gère le stockage des données et qui propose une offre illimitée.

• La donnée est en vérité assez peu chère à stocker et de nombreux logiciels en profitent pour la refacturer très chère aux administrations.
• La gestion interne des serveurs est chronophage et coûteuse (entretien, mises à jour, pièces sécurisée dans l’hôtel de ville qui nécessite parfois des travaux)
• C’est un risque potentiel pour votre réseau informatique : dans un récent rapport, l’Anssi constate que le nombre d’attaques de ransomware (logiciel de rançon) a plus que triplé en France en l’espace d’un an.
• Un forfait de stockage illimité vous permet de profiter pleinement du logiciel sans vous soucier des conséquences financières au cours de votre contrat.
• Les data center sont gérés par des entreprises spécialisées, assurées. Les failles sont rares même si l’incendie récent d’OVH à Strasbourg peut inquiéter. Pour éviter de tels incidents, les éditeurs peuvent proposer une double sauvegarde.
• Assurez-vous que le contrat mentionne une clause de récupération de vos données à la fin du partenariat (fichiers en format PDF par exemple ...)

🌱 L’ergonomie de l’application 🌱

Ne négligez pas cette dimension de l’outil. L’ergonomie est “l’Étude quantitative et qualitative du travail dans l'entreprise, visant à améliorer les conditions de travail et à accroître la productivité (Dictionnaire Larousse).” On peut dire que l’ergonomie d’un outil informatique est excellente quand les interfaces du logiciel sont intuitives, épurées et logiques. De trop nombreux éditeurs ont laissé pulluler les boutons sur les interfaces au point que l’utilisateur, même aguerri, s’y perd. Une bonne ergonomie devrait permettre à l’utilisateur (même débutant) de toujours cliquer sur un bouton en sachant exactement ce qu’il va se passer.

Vos collaborateurs vont quotidiennement utiliser l’outil et leur confort de navigation est important. Les couleurs, les formes des boutons, la typographie, les logos constituent aussi des éléments de décisions non négligeables.

👉 Notre conseil 🌟: Fiez-vous à votre première impression lors d’une démonstration. Ce que vous avez ressenti après avoir vu la toute première page du logiciel. Durant la suite de la démonstration, vous risquez d’oublier ce premier sentiment qui sera pourtant aussi celui de vos agents en ouvrant l’outil la première.

Cette première impression, si elle est positive, encourage davantage les agents à se lancer.

🎓 La formation 🎓

Qui dit nouveau logiciel dit forcément formation des utilisateurs. En 2021, tout le monde doit s’y mettre : secrétaires, chefs de services, directeurs... Quand seulement quelques assistants de direction manipulaient les précieux logiciels il y a 10 ans, chacun doit désormais venir alimenter et contribuer aux réponses via l’outil.

Vérifiez donc que la formation proposée par l’éditeur concerne l’ensemble de vos futurs utilisateurs et que des solutions de formation supplémentaires seront déployées pour les futurs recrutements de la collectivité : vidéos, manuels, tutoriels en ligne ….

👉 Notre conseil 🌟: Optez pour une formation interactive avec des exercices pratiques (création de courriers, rédaction de brouillon) pour que les futurs utilisateurs puissent manipuler l’outil en présence des formateurs.

🚀 L’accessibilité : optez pour le 100% web ! 🛰️

“Le logiciel est-il compatible avec mon PC” ? On ne devrait plus entendre cette question tant l’usage des logiciels web est plébiscité par entreprises et collectivités.

Choisissez une application 100% web : c'est -à -dire qui est accessible depuis un navigateur internet (chrome, safari, firefox …) et qui ne nécessite pas d’installation sur votre ordinateur.

Ce format web permet d’utiliser toujours la dernière version du logiciel (les mises à jour et nouveautés du logiciel sont automatiquement mises à jour après simple recharge de l'URL) et de travailler depuis n’importe où.

La crise sanitaire a entraîné un recours massif au télétravail, amené à perdurer, et qui a impliqué la nécessité de recourir à des solutions web.

👉 Notre conseil 🌟: le 100% web n’est pas une option. Écartez les éditeurs qui ne le proposent pas. Attention aux éditeurs qui vendent du "full web" qui n'en est pas vraiment. Un logiciel 100% doit fonctionner sur n'importe quel navigateur !

⚖️ La durée de votre contrat ?📜

Vous croyez faire un peu d’économie en signant pour 3-4 ans ? Pas si sûr … Plus votre contrat est court, plus l’éditeur sera disponible pour la réussite de votre projet de dématérialisation du courrier. Il aura sans cesse en tête l’objectif de renouvellement et répondra assurément plus rapidement à vos sollicitations. Dans les faits, vous devez vous projeter sur 4 ans d'utilisation au moins mais négocier par exemple un an de renouvellement tacite (que vous renouvellerez autant que vous le souhaiterez).

👉 Notre conseil 🌟: ne négligez pas ce volet du contrat et ne signez par pour plusieurs années sans vous assurer des engagements du prestataires : mises à jour, support, nouvelles fonctionnalités.

💰Le prix ?💰

On retrouve plusieurs modèles de prix bien que la plupart des éditeurs les font varier en fonction de la taille de la collectivité.

• L’achat, la maintenance, la formation : il vous est proposé d’acheter le logiciel (le prix d’achat est assez important), puis de payer la maintenance annuelle (beaucoup moins élevée). Vous payez la première année la formation de vos agents. Exemple : pour une ville de 15 000 habitants, 17k € HT la première année afin d’acheter l’outil, 2k € HT de formation puis 1,5 k € HT de maintenance annuelle.
• Le forfait annuel : vous payez chaque année un prix forfaitaire qui comprend les licences, les mises à jour … Exemple : pour une ville de 15 000 habitants : 6k à 8k € HT chaque année.

👉 Notre conseil 🌟: Calculez le prix par habitant sur 5 ans et de tourner autour de 3 euros (soit 60 à 70 centimes par an par habitant). Quand on lisse le prix sur 4 ou 5 ans, les deux formats de prix coûtent globalement la même chose aux collectivités.

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👉 Contactez-nous 📮 pour un audit rapide de votre fonctionnement actuel quant au traitement du courrier.