
Paul-Antoine de Carville
đ Le tsunami des e-mails, le cauchemar des Ă©lus ? đ
Updated: Sep 22, 2021
đ» La conversation Ă©lectronique accĂ©lĂšre la communication entre lâadministrĂ© et sa commune. Paradoxalement, elle peut aussi rendre impatients celles et ceux qui Ă©crivent aux collectivitĂ©s et attendent une rĂ©ponse quasi immĂ©diate de lâĂ©lu sollicitĂ©.
Avec lâadresse e-mail de lâĂ©lu ou du chef de service, rĂ©cupĂ©rĂ©e par une connaissance, tout devient possible : relancer, obtenir une confirmation de lecture, transfĂ©rer Ă un autre Ă©luâŠ
đ€Ż La machine administrative nâexiste plus, "c'est l'Ă©lu qui devient responsable voire coupable de l'absence de rĂ©ponse Ă la demande du citoyen".
Certes, la collectivitĂ© gagne en efficacitĂ© grĂące Ă ces emails mais lâĂ©lu reçoit en direct de plus en plus de sollicitations et la demande du riverain envahit ses soirĂ©es, week-ends et nuits.
đ La frontiĂšre entre vie publique et vie personnelle devient inexistante. Une Ă©lue dâune collectivitĂ© nous disait rĂ©cemment que âles demandes des habitants forment un tsunami permanentâ.
đȘïž Insurmontable ? Peut-ĂȘtre pas. DĂšs lors, comment se sortir de cette spirale infernale ?
đ Quelques conseils pour lâĂ©lu ou le chef de service, afin de mieux traiter ces nombreuses demandes : đ
đ Quand vous rĂ©pondez Ă un administrĂ©, ne mettez pas les personnes en charge du problĂšme en cc (copie classique) mais bien en cci (copie cachĂ©e) đ
Ceci afin dâĂ©viter que lâadministrĂ© nâĂ©crive Ă quelquâun dâautre et double la demande en interne. đ§ Câest une perte de temps supplĂ©mentaire lorsque vous recevez par un autre chemin la demande qui vous Ă©tait adressĂ©e initialement (âla boucle infinie !â)
đ Quand vous transfĂ©rez le problĂšme aux Ă©quipes internes pour rĂ©solution (collaborateurs ou services), mettez un seul destinataire principal et le reste en cc đ đ„ Vous Ă©viterez ainsi un quiproquo quant au responsable du problĂšme.
đ TRĂS IMPORTANT : Accusez tout de suite rĂ©ception đ
âVotre e-mail a Ă©tĂ© bien reçu ⊠nous y rĂ©pondrons prochainementâ. â Câest un conseil qui peut vraiment simplifier vos Ă©changes et est trĂšs facile Ă mettre en place.
đ Ne vous transformez pas en chef de service si vous ĂȘtes Ă©lu đ
đ Confiez la responsabilitĂ© de la tĂąche Ă un responsable de service qui connaĂźt la problĂ©matique et demandez lui une rĂ©ponse avant (...) jours.
đ Il est possible dâenvoyer ultĂ©rieurement un email sur Outlook et gmail đ
NâhĂ©sitez pas Ă vous auto-transfĂ©rer le mail du riverain 15 jours plus tard en y ajoutant âceci est-il fait ?â. â° Pratique simple qui vous remettra en tĂȘte une problĂ©matique qui a pu ĂȘtre oubliĂ©e.

SystÚme d'envoi différé sur gmail

SystÚme d'envoi différé sur Outlook
đ Ne rĂ©pondez pas forcĂ©ment par e-mail ! đ
Dans un article sur la gestion du courrier, nous vous invitions Ă ne pas forcĂ©ment respecter le parallĂ©lisme des formes. đ»
đźCela vaut aussi pour certains e-mails qui nĂ©cessitent une rĂ©ponse formelle de lâadministration : urbanisme, dĂ©rogation scolaire, mariage ⊠đ Certes, un e-mail a une forme de valeur juridique mais il faut aussi prendre en compte la valeur symbolique du courrier papier qui appuie votre rĂ©ponse (quâelle soit positive ou nĂ©gative).
đ Traitez tout de suite vos e-mails qui prennent moins de deux minutes Ă rĂ©pondre đ
On vous conseille lâexcellent article de Thomas M Ă ce sujet, expert en productivitĂ©. â±ïž Il invite Ă rĂ©pondre trĂšs vite Ă ce qui prend peu de temps pour se dĂ©barrasser lâesprit et incite Ă ce quâil appelle lâINBOX 0 (le fait de tout archiver aprĂšs traitement) pour mieux gĂ©rer votre flux de courriers.
đïž Bien entendu, ces petits conseils ne pourront pas tout rĂ©soudre. On a ainsi imaginĂ© avec Le Parapheur la possibilitĂ© dâenvoyer nâimporte quel email dans lâoutil de gestion par un simple transfert dâe-mail.đ„ Votre e-mail est ainsi considĂ©rĂ© comme un courrier Ă part entiĂšre et pourra directement ĂȘtre traitĂ© par les services. Vous suivrez lâĂ©volution de la demande jusquâĂ son archivage.đïž
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