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  • Paul-Antoine de Carville

🌊 Le tsunami des e-mails, le cauchemar des Ă©lus ? 🌊


đŸ’» La conversation Ă©lectronique accĂ©lĂšre la communication entre l’administrĂ© et sa commune. Paradoxalement, elle peut aussi rendre impatients celles et ceux qui Ă©crivent aux collectivitĂ©s et attendent une rĂ©ponse quasi immĂ©diate de l’élu sollicitĂ©.


Avec l’adresse e-mail de l’élu ou du chef de service, rĂ©cupĂ©rĂ©e par une connaissance, tout devient possible : relancer, obtenir une confirmation de lecture, transfĂ©rer Ă  un autre Ă©lu


đŸ€Ż La machine administrative n’existe plus, "c'est l'Ă©lu qui devient responsable voire coupable de l'absence de rĂ©ponse Ă  la demande du citoyen".


Certes, la collectivitĂ© gagne en efficacitĂ© grĂące Ă  ces emails mais l’élu reçoit en direct de plus en plus de sollicitations et la demande du riverain envahit ses soirĂ©es, week-ends et nuits.

🆘 La frontiĂšre entre vie publique et vie personnelle devient inexistante. Une Ă©lue d’une collectivitĂ© nous disait rĂ©cemment que “les demandes des habitants forment un tsunami permanent”.


đŸŒȘ Insurmontable ? Peut-ĂȘtre pas. DĂšs lors, comment se sortir de cette spirale infernale ?


👉 Quelques conseils pour l’élu ou le chef de service, afin de mieux traiter ces nombreuses demandes : 🔎



👉 Quand vous rĂ©pondez Ă  un administrĂ©, ne mettez pas les personnes en charge du problĂšme en cc (copie classique) mais bien en cci (copie cachĂ©e) 🌟

Ceci afin d’éviter que l’administrĂ© n’écrive Ă  quelqu’un d’autre et double la demande en interne. 📧 C’est une perte de temps supplĂ©mentaire lorsque vous recevez par un autre chemin la demande qui vous Ă©tait adressĂ©e initialement (“la boucle infinie !”)


👉 Quand vous transfĂ©rez le problĂšme aux Ă©quipes internes pour rĂ©solution (collaborateurs ou services), mettez un seul destinataire principal et le reste en cc 🌟 đŸ“„ Vous Ă©viterez ainsi un quiproquo quant au responsable du problĂšme.



👉 TRÈS IMPORTANT : Accusez tout de suite rĂ©ception 🌟

“Votre e-mail a Ă©tĂ© bien reçu 
 nous y rĂ©pondrons prochainement”. ✅ C’est un conseil qui peut vraiment simplifier vos Ă©changes et est trĂšs facile Ă  mettre en place.


👉 Ne vous transformez pas en chef de service si vous ĂȘtes Ă©lu 🌟

👀 Confiez la responsabilitĂ© de la tĂąche Ă  un responsable de service qui connaĂźt la problĂ©matique et demandez lui une rĂ©ponse avant (...) jours.


👉 Il est possible d’envoyer ultĂ©rieurement un email sur Outlook et gmail 🌟

N’hĂ©sitez pas Ă  vous auto-transfĂ©rer le mail du riverain 15 jours plus tard en y ajoutant “ceci est-il fait ?”. ⏰ Pratique simple qui vous remettra en tĂȘte une problĂ©matique qui a pu ĂȘtre oubliĂ©e.


SystÚme d'envoi différé sur gmail


SystÚme d'envoi différé sur Outlook



👉 Ne rĂ©pondez pas forcĂ©ment par e-mail ! 🌟

Dans un article sur la gestion du courrier, nous vous invitions Ă  ne pas forcĂ©ment respecter le parallĂ©lisme des formes. đŸ’»

📼Cela vaut aussi pour certains e-mails qui nĂ©cessitent une rĂ©ponse formelle de l’administration : urbanisme, dĂ©rogation scolaire, mariage 
 📞 Certes, un e-mail a une forme de valeur juridique mais il faut aussi prendre en compte la valeur symbolique du courrier papier qui appuie votre rĂ©ponse (qu’elle soit positive ou nĂ©gative).





👉 Traitez tout de suite vos e-mails qui prennent moins de deux minutes Ă  rĂ©pondre 🌟

On vous conseille l’excellent article de Thomas M Ă  ce sujet, expert en productivitĂ©. ⏱ Il invite Ă  rĂ©pondre trĂšs vite Ă  ce qui prend peu de temps pour se dĂ©barrasser l’esprit et incite Ă  ce qu’il appelle l’INBOX 0 (le fait de tout archiver aprĂšs traitement) pour mieux gĂ©rer votre flux de courriers.



đŸ–‡ïž Bien entendu, ces petits conseils ne pourront pas tout rĂ©soudre. On a ainsi imaginĂ© avec Le Parapheur la possibilitĂ© d’envoyer n’importe quel email dans l’outil de gestion par un simple transfert d’e-mail.đŸ“„ Votre e-mail est ainsi considĂ©rĂ© comme un courrier Ă  part entiĂšre et pourra directement ĂȘtre traitĂ© par les services. Vous suivrez l’évolution de la demande jusqu’à son archivage.đŸ—‚ïž


Contactez-nous pour une démonstration !



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