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  • Manon Clabaut

Gestion électronique du courrier : pourquoi utiliser Le Parapheur ?

La Gestion Électronique du Courrier (GEC) permet de dématérialiser les demandes d’administrés tout en optimisant leur traitement. Simplification des procédures, réduction des délais de réponse ou encore meilleure gestion des courriers, les bénéfices du logiciel GEC Le Parapheur sont multiples.


Vous rêvez d’un outil simple et intuitif qui facilite le quotidien de vos agents tout en améliorant la qualité de service de votre collectivité ? Le Parapheur a une solution pour vous.


Pourquoi dématérialiser la gestion des flux de courriers ? Pour quelles raisons utiliser l’outil GEC Le Parapheur ? Quels sont les avantages de la Gestion Électronique du Courrier ?

Cet article vous guide pour tout savoir sur la solution GEC Le Parapheur.



Que propose Le Parapheur pour la Gestion Électronique du Courrier ?


Le Parapheur est une solution GEC 100% Web qui optimise la gestion des courriers entrants et leurs réponses. L’ensemble des demandes manuscrites sont dématérialisées et centralisées au cœur d’un outil collaboratif. Une interface ergonomique et intuitive facilite la prise en charge des requêtes à traiter.


Le Parapheur associe les fonctionnalités d’un logiciel de Gestion Électronique des Documents, d’un système de Gestion Électronique du Courrier et d’un procédé de Gestion de la Relation Citoyen pour offrir une solution polyvalente.


Cet outil efficace et simple d’utilisation améliore le traitement des courriers grâce à la digitalisation des processus. Facile à prendre en main, il fluidifie l’organisation interne des collectivités, améliore le quotidien des agents et des élus et renforce la satisfaction des administrés.



Comment fonctionne la Gestion Électronique du Courrier avec Le Parapheur ?


Pour mieux comprendre comment utiliser Le Parapheur pour gérer les courriers de façon électronique, suivons le chemin d’une lettre reçue en mairie et traitée avec le logiciel GEC.


Étape 1 : Enregistrement du courrier dans l’outil GEC Le Parapheur

Le courrier reçu est numérisé pour être centralisé au sein de la plateforme GEC Le Parapheur. Ce processus de dématérialisation du courrier entraîne la création d’une carte. Celle-ci représente la tâche associée à la correspondance à traiter.


Étape 2 : Qualification du courrier à traiter dans la solution GEC Le Parapheur

Une fois enregistrée, la carte apparaît dans le tableau de bord du logiciel de Gestion Électronique du Courrier, dans la case « nouvelles demandes ». Il est alors possible de qualifier la tâche.


Cette étape passe par l’ajout d’un titre au dossier, l’enregistrement du contact émetteur, l’attribution de la tâche à un service principal et la diffusion de l’information auprès d’autres services grâce à la fonction « mettre en copie ».


Il est possible d’ajouter une étiquette ou des commentaires afin d’apporter un maximum de précisions.


Étape 3 : Transmission de la demande au service concerné grâce à la Gestion Électronique du Courrier Le Parapheur

Dès validation de la phase de qualification, le courrier à traiter est transmis au service compétent. Les agents concernés sont informés par un système de notification.


Chaque fonctionnaire intervenant au dossier peut y avoir accès depuis n’importe quel appareil. Les personnes en télétravail peuvent consulter et interagir sur les tâches à effectuer.


Étape 4 : Traitement du courrier sur l’outil de Gestion Électronique du Courrier Le Parapheur

La carte est accessible dans la colonne des tâches en cours de traitement. Un simple clic permet d’accéder à l’ensemble des informations du dossier. Chaque intervenant peut commenter, alimenter et enrichir la tâche à traiter. La collaboration au sein du logiciel GEC Le Parapheur est facilitée par les échanges en temps réel.


Étape 5 : Répondre au courrier grâce à la solution dématérialisée Le Parapheur

L’outil de Gestion Électronique du Courrier Le Parapheur permet de rédiger une réponse directement depuis l’interface. Des messages types peuvent être pré-enregistrés et classés par catégorie pour assurer une meilleure réactivité.


La charte graphique de la collectivité est paramétrée pour faciliter la mise en page des courriers de réponse. Cette phase génère la création d’un fichier PDF qui peut être transmis par mail ou imprimé, si la demande nécessite un retour au format papier.


Étape 6 : La validation et la signature des courriers grâce à l’application GEC Le Parapheur

Certaines réponses aux administrés nécessitent la signature d’un élu. Celui-ci peut alors consulter les courriers générés par les agents dans la solution de gestion dématérialisée des courriers Le Parapheur.


Il n’a plus qu’à apposer sa signature électronique. Il est possible d’intégrer une validation à deux niveaux avec une demande de visa avant signature.


Étape 7 : L’archivage du courrier sur la solution GEC Le Parapheur

Une fois la réponse envoyée et le courrier traité, l’archivage de la tâche se valide en un simple clic. L’ensemble des échanges et l’intégralité des documents et pièces jointes restent sauvegardés et accessibles dans l’historique de l’outil de Gestion Électronique des Courriers Le Parapheur.



Pourquoi adopter le logiciel de Gestion Électronique du Courrier Le Parapheur ?


De nombreuses raisons peuvent vous pousser à utiliser la solution de Gestion Électronique des Courriers Le Parapheur. Notre expérience auprès de multiples collectivités nous permet de citer quelques motifs importants.


Dématérialiser la gestion du courrier grâce au logiciel GEC Le Parapheur

La solution GEC Le Parapheur permet de numériser l’ensemble des courriers reçus. La suppression du support papier est au cœur de la digitalisation des procédures. Cette transformation numérique apporte un gain de productivité et une réduction des coûts liés au format papier.


Centraliser les demandes d’administrés avec la Gestion Électronique du Courrier Le Parapheur

Tous les courriers sont regroupés au sein d’une même interface afin d’en optimiser le traitement. Ainsi, les tâches à traiter par les différents services sont rassemblées dans un outil unique.


Renforcer la collaboration entre les services avec l’outil de Gestion Électronique du Courrier Le Parapheur

Le logiciel de Gestion Électronique du Courrier permet d’échanger en temps réel directement sur la plateforme GEC Le Parapheur. Cette fonctionnalité améliore la communication en interne et évite les allers et retours entre différents services. Toutes les informations et les commentaires sont accessibles au même endroit.


Améliorer la réactivité des agents grâce au logiciel GEC Le Parapheur

Un système de notification par email prévient les agents des tâches à effectuer. Les fonctionnaires peuvent également suivre facilement l’avancement du traitement d’un courrier.


Assurer la traçabilité des échanges avec la Gestion Électronique du Courrier Le Parapheur

Tous les renseignements liés à un courrier sont centralisés et actualisés en temps réel. L’historique complet peut être consulté à tout moment. La sauvegarde des informations est entièrement sécurisée.


Coordonner la réponse aux courriers grâce à la solution GEC Le Parapheur

Cet outil de dématérialisation des courriers permet d’adopter une meilleure organisation. Les réponses apportées aux demandes des citoyens font l’objet d’une harmonisation.


Utiliser un logiciel de Gestion Électronique du Courrier est un choix stratégique pour améliorer la gestion des courriers au sein de votre collectivité. Le Parapheur accompagne la digitalisation de vos procédures grâce à un outil GEC simple et performant.


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